В современном бизнесе требования к эффективности, оперативности и безопасности обмена документами становятся все более значимыми. Электронный документооборот (ЭДО) становится неотъемлемой частью корпоративных процессов, предоставляя компаниям уникальные возможности их оптимизации, сокращения расходов как материальных средств, так и времени, а также обеспечивая надежность и безопасность обмена информацией.
Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
ЭДО представляет собой комплекс мероприятий по созданию, обмену и хранению документов в цифровом формате. Электронные документы, подтвержденные квалифицированной электронной подписью, существуют исключительно в цифровом формате. При этом в соответствии со статьей 6 закона No 63-ФЗ от 06.04.2011 они считаются действительными и обладающими полной юридической силой, полностью заменяя традиционные бумаги.
Основные термины в сфере ЭДО
- Электронные документы (ЭД). Формируются и сохраняются в виде файлов. Их правовая значимость устанавливается в процессе проставления квалифицированной электронной подписи.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Придает цифровым файлам юридическую обязательность. Процедура получения КЭП осуществляется в специализированных удостоверяющих центрах.
- Оператор. Специализированное предприятие, предоставляющее средства для формирования, обмена и подписания е-документов.
- Участник. Компания, присоединившаяся к системе ЭДО, осуществляющая обмен файлами при использовании услуг оператора.
Оператор ЭДО играет ключевую роль в проведении электронного документооборота. Это специализированная компания, зарегистрированная в реестре ФНС, обеспечивающая технические и юридические аспекты безопасного обмена документами среди участников.
Пример того, как функционирует ЭДО:
- Менеджер инициирует запрос на приобретение нужного товара.
- Руководство компании проводит процесс утверждения закупки, что мгновенно видно в статусе представленного запроса.
- Менеджер отправляет запрос поставщику, используя функционал электронного документооборота, обеспечивая при этом оперативность и полную прозрачность процесса.
- Поставщик подтверждает получение запроса и формирует соответствующий заказ.
- Поставщик загружает необходимые документы отгрузки в электронную систему документооборота (ЭДО), подписывает их квалифицированной электронной подписью.
- Заказчик получает предоставленные документы в электронной системе документооборота (ЭДО), проводит проверку и подписывает их своей электронной подписью.
В результате выполненных шагов обе стороны обладают всеми необходимыми документами в цифровом формате, обладающими полной юридической силой и признанными обеими сторонами сделки.
Преимущества и недостатки ЭДО
Внедряя в своей компании ЭДО, вы получаете такие плюсы, как:
- Оптимизация рабочих процессов. Отпадает необходимость в физической передаче документов контрагентам, что снижает время и затраты.
- Экономия ресурсов. Цифровые документы легче хранить, чем бумажные, что упрощает управление и обеспечивает экономию места.
- Гарантия достоверности. Поскольку файлы подписываются КЭП, нет риска, что подпись будет подделана.
- Безопасность данных. Для их передачи используются защищенные программы и каналы связи, предотвращающие несанкционированный доступ или изменение.
Однако есть и отрицательные моменты:
- Финансовые затраты. Внедрение системы ЭДО и оформление КЭП требуют определенных вложений. Однако эти расходы окупаются за счет снижения затрат, связанных с обработкой бумажных документов, и высвобождением времени персонала.
- Зависимость от доступности сервиса. В случае неполадок или потери доступа к хранилищу документов существует риск потери информации.
- Неоднородность внедрения. Если не все контрагенты используют ЭДО, могут возникнуть сложности при взаимодействии. Некоторые бумаги придется оформлять в традиционной форме, что может вызвать путаницу.
Внедрение ЭДО — это не просто современный тренд, но стратегически важное решение для оптимизации бизнеса и обеспечения безопасности документооборота. Разумное использование ЭДО существенно упрощает взаимодействие между компаниями и повышает уровень доверия участников бизнес-процессов.
